Использование гаджетов для тайм менеджмента схема. Тайм менеджмент в Excel: система планирования рабочего времени. Целеполагание и «мемуарник»

В предлагаемой вашему вниманию статье не будут затрагиваться вопросы основ тайм-менеджмента, способов деления задач на перво- и второстепенные, принципов организации рабочего времени, и т.п. Об этом уже написано вполне достаточно, и лучшего совета, нежели прочитать специализированные книги по тайм-менеджменту (в первую очередь, представленные на этом сайте), я дать не могу. Целью же данной статьи является ознакомление с вполне конкретной системой учета и организации времени, которой пользуюсь я сам.

Предлагаемая система учета и организации времени разработана в течение 2004-го года. Начало ведению ежедневника было положено в феврале 2004-го, и эта практика продолжается по сей день. Постепенно система претерпевала некоторые изменения, обтесывалась и приспосабливалась к текущим задачам. На сегодняшний день она наконец обрела достаточную стройность и прочность, чтобы я рискнул вынести ее на суд общественности. Рассчитываю, что предлагаемая система окажется полезной для людей, желающих навести определенный порядок в собственной жизни. По крайней мере, мой опыт позволяет на это надеяться.

Ежедневник ведется в обычном файле Excel. Возможности этой программы позволяют не только удобно планировать день, но и сортировать задачи, вести архив и следить за затрачиваемым временем.

УЧЕТ ВРЕМЕНИ

Определенным образом разграфив лист Excel, можно легко и удобно учитывать время в течение дня. Для этого используется схема следующего вида:

На рисунке каждый час (верхняя строка обозначает часы) разбит на 4 графы, то есть точность учета времени составляет 15 минут. Большая точность делает неудобным ведение учета, меньшая – допускает слишком большие потери при учете.

Крайний левый столбец отражает типичные графы затрат времени (чтн – чтение, рбт – работа, док – ведение документов, быт – решение бытовых задач, лчн – личное время, рзвл – развлечения, дв – движение, нчг – ничего, потери времени).

В течение дня прошедшие промежутки времени заполняются. Для упрощения подсчетов в качестве заполнителя используется цифра «1». Тогда с помощью введенных в соответствующие графы формул Excel (формулы записаны в прикрепленном к статье файле-примере) автоматически рассчитает время, затраченное на тот или иной вид деятельности.

К концу дня лист учета времени выглядит так:

Эта схема при желании позволяет восстановить весь день (проспал, быстро собрался, поехал на работу, поработал, поболтал с коллегой, поработал, пообедал, поработал, поехал на встречу, подождал опаздывающего партнера, провел рабочую встречу, вернулся в офис, отчитался перед шефом, поехал домой, поужинал, почитал, посмотрел фильм, приготовился ко сну, почитал перед сном, подвел итоги дня, заснул).

Но на практике это требуется редко, поэтому от большинства дней остаются краткие резюме затраченного времени. Выглядят они так:

Такие резюме позволяют трезво оценить, сколько времени затрачивается на тот или иной вид деятельности, и, кроме того, вывести среднее по итогам недели или месяца. Далее при желании можно сделать выводы о необходимости уделить тому или иному виду деятельности большее либо меньшее время.

ПЛАНИРОВАНИЕ

Начнем с обычного листа задач на день. В моей версии он выглядит так (вкладка СЕГ, сегодня):
Как видно, в листе используется 4 рабочие колонки: Ст – статус; Вр – время; Пт – приоритет; и колонка для обозначения дня и описания задачи.

О колонке «Статус» подробный разговор последует ниже. Колонка «Время», думается, не требует пояснений. Сейчас основное внимание уделим рассмотрению колонки «Приоритет». В ней используется следующие знаки:

! – главное задание на неделю

!! – часть недельного задания, подлежащая выполнению в текущий день; либо второстепенное задание на неделю

30 – приоритетные задания на конкретный день (задания, время для которых определено или подлежит определению)

40 – приоритетные ежедневные задания

50 – менее важные ежедневные задания

60 – задачи на определение итогов дня

70 – подведение итогов дня

80 – задачи на определение итогов недели

90 – подведение итогов недели

Зная эту классификацию, довольно легко как распределить задания на день, так и распланировать их на неделю. Недельный план в моем файле выглядит так:

Собственно недельный план можно увидеть внизу страницы. Сразу под графой с обозначением первого и последнего дней недели записываются задания на неделю. Далее следуют обозначения каждого отдельного дня, под которыми записываются конкретные задания на этот день.

Графы в верху страницы – это ежедневные и еженедельные задания, которые попросту копируются в соответствующий лист при составлении дневного плана.

Месячный план составляется с использованием такой схемы:

ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ

Теперь вернемся к разбору колонки «Статус». Именно эта колонка позволяет оценить эффективность прожитых дней. Колонка «Статус» обозначает, выполнено либо нет намеченное задание. Для обозначения статуса используются 3 возможных знака:

V – выполнено

B – выполнено частично, либо не выполнено в силу объективных причин

N – не выполнено

В течение дня, по мере выполнения заданий, лист приобретает следующий вид:

Используя функцию «сортировка» (пункт меню – Данные), можно автоматически сортировать задания:

При такой сортировке (Статус => Приоритет => Время) все выполненные задания окажутся вверху списка. На них можно уже не обращать внимания, сосредоточив его на оставшихся задачах.
В конце дня, когда заполненными оказываются все графы, предлагаемая система позволяет беспристрастно и объективно оценивать эффективность использования времени.

Лист заданий к концу дня выглядит так:

Использование разных цветов после сортировки позволяет наглядно показать эффективность дня.
В приведенном примере из 13 заданий на день 9 выполнены, 3 не выполнены, и 1 – не выполнено в силу объективных причин. Учитывая, что пункты «B» засчитываются как 0,5/0,5, итоги дня выглядят так: всего – 13; плюс – 9,5; минус – 3,5. Я засчитываю день успешным в том случае, если «плюсовых» заданий больше двух третей от общего количества; наполовину успешным – от половины до двух третей от общего количества; неуспешным – если «минусовых» заданий больше половины. Возможны и другие пропорции, в зависимости от вашей требовательности к себе.

Аналогичная система применяется для оценки эффективности недели. В архиве прошедшая неделя выглядит так:

Аналогичная система применяется для оценки эффективности месяцев и годов. Месяц:

Точно так же возможно подвести итоги года, десятилетия и так далее, вплоть до подведения итогов всей жизни:)

В одном файле с листами заданий и учета времени можно хранить и собственный телефонный справочник.
Особенно удобно использовать предлагаемую систему при наличии карманного компьютера. В этом случае файл с листами заданий и учета времени будет всегда при себе, и по ходу дня можно вносить в него изменения.

Можно и просто распечатывать листы заданий и учета времени на принтере. Рекомендую оставлять определенное количество граф пустыми, чтобы по ходу дня вписывать в них возникающие задания.
Надеюсь, что изложенная выше система окажется настолько же полезной вам, насколько она помогла организовать свою жизнь мне самому. Удачи!

Алексей Федоров, декабрь 2004 г. Контакт: [email protected] . Редактура – Глеб Архангельский,
Статья написана специально для сайт. Адрес документа на сайте:
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.

Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management ), эффективное организация и управление своим рабочим временем

Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel , на бумаге или в специальных программах ,

ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.

Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.

Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,
а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот

За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя , т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени : год-месяц-неделя -день.

Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).

Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.

Список результатов на ближайший месяц - это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.

Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта - это планирование недели . Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.

При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.

ведется в файле эксель планирование работы на неделю .
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня ).

После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.

Планирование рабочего времени - Тайм-менеджмент в excel и на бумаге - важные моменты:

1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели - это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.

2. Составлять план следующего дня накануне вечером - ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром - обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.

3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом - вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.

4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты , выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.

При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:

ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)

Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.

Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».

Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу "Книга" , тогда задача: читать по 30 страниц в день

И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.

Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата :
1. книга прочитана до конца месяца
2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения
3. полезные идеи внедрены в жизнь

задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу "поиска новых клиентов"
задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи
задача к п.1. читать по 30 страниц в день
задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист

Если вы весь день чем-то занимаетесь и в итоге ничего сделать так и не успеваете, то стоит ознакомиться с несколькими простыми принципами , которые позволят вам сэкономить время.

Профессионалы утверждают, что потратив 10 минут на планирование дел, можно сэкономить до двух часов времени в день.

Перед тем, как что-то сделать, нужно проанализировать, как вы это делали раньше и выявить свои ошибки. В данном случае требуется узнать, на что тратится ваше время. Для этого используется техника хронометража .

То есть, в течение недели следует записывать, сколько времени вы потратили на то или иное дело. Сверяйтесь с часами, скачайте бесплатный многофункциональный напоминальщик ModernAlert (напоминалка, планировщик, секундомер, таймер и много других полезных инструментов, его обзор есть на моем канале YouTube).

Можно воспользоваться онлайн сервисами для отсчета времени или расширениями для браузеров – главное, чтобы вы точно узнали, как вы его тратите.

Контролировать каждый свой шаг непросто, но только так вы поймете, что именно съедает время.

Планирование в тайм менеджменте

Незаписанные дела ваш мозг посчитает необязательными для выполнения, поэтому фиксируйте их – в электронном виде или на бумаге, главное, что все должно быть записано.

Но помните, что в основе составления всякого плана лежат три принципа: регулярность, системность, последовательность.

Регулярность помогает сформировать привычку составлять план.
Системность подразумевает систематизацию дел: от мелкого к основной цели, от самого важного к менее важным.
Последовательность обозначает, что не следует делать много дел одновременно: не начинайте новое дело, не закончив старого.

Техники планирования

✔ Метод дробления целей.

3 цели года
3 цели месяца
3 цели недели
3 ц е л и д н я

✔ Шаблон недели

⇩Планирование дел в понедельник
⇩Результаты дня
Пятничный обзор

Пояснение: начинать планирование времени лучше всего с краткосрочных периодов: с вечера составлять себе план действий на следующий день, затем с утра действовать согласно намеченному плану, вечером анализировать его выполнение и планировать следующий день.

✔ АВС-анализ или градация дел по степени важности

Ⓐ Важные дела дня
Ⓑ Важные, но не срочные дела
Ⓒ Могут быть сделаны когда-нибудь

Пояснение: следует организовывать свои дела по принципу важности: «А» означает наибольшую степень важности, то есть важные дела этого дня, «В» – среднюю (важны, но могут подождать), а «С» – наименьшую (рутинные дела, мелочи, которыми не хочется заниматься, можно сделать когда-нибудь).

Эффективность в тайм менеджменте

Несколько законов тайм менеджмента, которые необходимо знать, чтобы эффективно распоряжаться своим временем.

Первый закон Паркинсона

«Работа заполняет время, отпущенное на неё». Сколько вы отведёте времени на определенное дело, столько и потратите.

Например, если вы решите, что потратите на ремонт квартиры три года, а не три месяца, то будете его делать все три года.

Принцип Парето

«20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата».

То есть, выбрав правильно минимум (20%) самых важных действий для достижения цели, можно быстро получить значительную часть (80%) от планируемого полного результата. Дальнейшие же улучшения (80%) будут неэффективны (20%) и могут быть неоправданны.

Например, 20% покупателей создают 80% прибыли; люди в 80% случаев носят лишь 20% вещей из своего гардероба и т.д.

Еще несколько советов по эффективности:

Если планировать наиболее важные, а также неприятные дела на утро, то вы почувствуете облегчение, освободив свой день и избавив себя от нервозности.
На некоторые мелочи, такие как выгул собаки, пробежка, мытье посуды, влажная уборка, отведите определенное время, например 20 минут (о правиле 20 минут можно прочитать в моей статье ) и придерживайтесь их.
Так же следует учесть и суточные биоритмы человека – например, в течение дня мы испытываем в определенные часы прилив энергии, идей и появляется желание свернуть горы. Тогда и следует браться за самые сложные дела, а легкие оставить на период, когда приходит усталость. Кратко о суточных биоритмах в конце статьи.

Разгрузите свой мозг

✓ Заведите личный ежедневник. Составляйте списки всего, что вам необходимо сделать, купить, списки вещей в поездку и т.п. и организуйте все списки с помощью ежедневника. Как это сделать, можно прочитать в этой .

✓ Все, что можно – перепоручайте, все, что надо запомнить – записывайте на бумаге или пользуйтесь электронными напоминалками или календарями (ссылка на программу, которая поможет в этом, в начале статьи).

Составленный список разгружает мозг и избавляет от беспокойства – как бы чего не забыть.

Эффективна и доска визуализации – для написания списков маркером или для наклеек и записок.

✓ Доводите ежедневные обязательные дела до автоматизма. Мы долго раскачиваемся, думая – хочу или не хочу я этого делать.

✓ Уборка, мытье посуды тоже может отнимать разное время в зависимости от того, как именно вы все делаете. Выработайте определенные схемы, по которым ваш КПД будет максимальным.

Я, например, выяснила для себя, что мытье посуды может отнимать меньше времени, если действовать в три этапа. Это существенно сократило время, которое я стала тратить на это «приятное» занятие.

✓ Наведите порядок в делах (в квартире, кабинете, на столе) и максимально поддерживайте его. Внешнее соответствует внутреннему и наоборот. Это сэкономит время на поиски нужного документа или вещи.

Выполняйте запланированные дела

Спланировать можно что угодно, но чтобы придерживаться плана от вас потребуется сила воли и самодисциплина.

Известно – чем дольше мы думаем, тем меньше делаем. Оптимальным является такое соотношение: 20% времени нужно тратить на размышления и планирование, а 80% – на исполнение.

Разбирайте результаты

Не менее важен и последний принцип тайм менеджмента – разбор результатов. Он позволяет учесть ошибки, выявить, где найти дополнительное время, а ваши положительные результаты будут лучшей самомотивацией для следующих шагов.

Суточные биоритмы человека

С 11:00 до 13:00 и с 13:00 до 15:00 – время предельно возможных для организма нагрузок.

С 10:00 до 12:00 – лучшая работоспособность и прилив энергии. Особенно активно работает отдел памяти мозга, отвечающий за математические действия.

После 12 часов снижается работоспособность, появляется усталость.

14:00 – в это время мы менее стрессоустойчивы. Выполняйте спокойную работу, без мозговых штурмов.

15:00 – новый прилив сил, работает долговременная память.

16:00 -19:00 – высокий уровень интеллектуальной активности.

17:00 – повторный пик активности, самый стрессоустойчивый период в сутках.

В 18:00 снижается активность нервной системы.

После 19:00 часов – улучшается концентрация внимания и повышается реакция.

После 20:00 часов психическое состояние стабилизируется, улучшается память, мыслительные процессы – благоприятное время для обучения и запоминания сложной информации.

После 21:00 часа – физический спад.

А после 24:00 часов начинается новый физиологический подъем – поэтому заснуть после полуночи тяжело.

Процесс подготовки мероприятия состоит из десятков задач, звонков, поездок и встреч. Чтобы всё успевать, необходимо контролировать время и правильно его распределять, уметь выделять приоритетные задачи и не отвлекаться на менее важные дела. В этом поможет не только знание основных приемов тайм-менеджмента, но и специальные программы, созданные для эффективного контроля и планирования времени. .|

Предлагаем на выбор 10 удобных программ, с помощью которых вы сможете лучше организовать и проконтролировать выполнение ежедневных задач.

1. TIME Planner

10. Daily agenda

Daily agenda — приложение для iOS-устройств, которое доступно в App Store по цене 1,99$. Программа призвана собрать в одном списке встречи, события и мероприятия с разных календарей и других подобных программ. По задумке разработчиков, такая синхронизация поможет не отвлекаться на пересмотр заметок и не волноваться из-за возможности случайно пропустить важное событие в круговороте ежедневных дел.

«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь».

С. Ричардсон

К дисциплине нас приучают с детства, и придерживаться определенных ограничений, так или иначе, мы вынуждены всю жизнь. Еда и сон по распорядку дня, занятия по расписанию, работа и отдых в отведенное время. Мы легко подчиняемся чужим правилам игры, по сути, помогая кому-то другому достигнуть его цели. Но когда речь заходит о самодисциплине, многие не готовы отказаться даже от маленьких слабостей, вроде привычки поспать лишние 10 минут по утрам.

Умение ограничивать себя ради достижения определенных целей - ценнейший навык, владеют которым не многие. Но лишь они, в конечном итоге, добиваются успеха. Известные политики, бизнесмены, актеры свой путь к славе прошли только благодаря ежедневному труду во имя своей цели. Способности, талант , даже гениальность это всего лишь один процент успеха, остальные девяносто девять это упорная работа.

Управление временем - основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес… ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации. Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина - жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах. Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.

Тайм - менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля , позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками. А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного. А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?

Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм – менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.

7 самых популярных техник тайм-менеджмента

«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».

Авраам Линкольн

Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

Техника получила свое название в честь Президента США Д.Эйзенхауэра, который все задачи, которые перед ним стояли, делил на 4 категории, руководствуясь их срочностью и важностью.

На основании этого, дела располагались в ячейках простейшей матрицы следующим образом:

Категория А - срочные и важные, которые должны быть решены незамедлительно;
Категория Б - решение их можно отложить на некоторый срок, но затягивать с ними не стоит;
Категория В - задачи, исполнение которых вполне можно делегировать третьим лицам;
Категория Г - дела, которые лучше сразу отправить в корзину, поскольку они не стоят потраченного времени и усилий.

По мнению специалистов, ошибкой большинства людей является неверная расстановка приоритетов. Они охотнее берутся за выполнение задач двух последних категорий, поскольку сделать эти дела гораздо проще. Быстрые результаты способствуют выработке неверной оценки личной эффективности. На поверку выходит, что человек расходует усилия на занятия второстепенные , оставляя за бортом то, что действительно важно.

Техника «Хронометража»

Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.

Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.

При всем своем совершенстве, модули учета рабочего времени осуществляют лишь поверхностный хронометраж, тогда как шпионские программы вроде «Maxapt QuickEye» помогают отследить работу за компьютером. С их помощью руководитель сразу поймет, что Мария Ивановна из бухгалтерии занята не работой над отчетом, а общением на сайте «Одноклассники». Конечно, составить поминутный хронометраж с учетом перекуров, чаепитий, задушевной болтовни и прочего «мусорного времени» даже с помощью таких программ не удастся, но чаще всего никакой необходимости в этом нет.

Метод Парето

Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата». Можно трактовать его и по другому: «20% работников приносят фирме 80% прибыли». Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности. Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.

Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным. Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето. АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.

АВС - анализ

Данный метод считается наиболее продуктивным и наглядным способом сортировки дел. Он позволяет отсеять все лишнее, сосредоточится на достижении главных целей. Согласно данному методу, все дела разбиваются по категориям:

Высший приоритет имеет группа А, это дела важные и срочные. Такие задачи подлежат обязательному решению как можно быстрее. Вклад этих дел в достижение конечной цели 65%, хотя на их выполнение уйдет лишь 15% времени. То есть за минимальный срок будет выполнено больше половины всей работы.
К группе В относятся дела не срочные, но необходимые к исполнению. Решение таких задач можно перепоручить третьим лицам. Важно контролировать время их выполнения, поскольку дела группы В имеют тенденцию переходить в категорию А при нарушении сроков.
Группа С - задачи которые принято называть «офисной текучкой». Именно на них тратиться львиная доля рабочего времени персонала и руководителя. Хотя с составлением отчетов, закупкой канцтоваров и прочей рутинной работой легко справится человек с низкой квалификацией.

Самостоятельная организация рабочего времени

Самоменеджмент, пожалуй, самая результативная из всех тактик управления временем. Она применима как к отдельно взятому субъекту, так и к коллективу в целом. Добиться того, чтобы работник трудился результативно, позволяет система материальных поощрений и наказаний. Говоря доступным языком, штрафы или премии неплохо стимулируют индивида к выполнению поставленной перед ним задачи. Надо заметить, что сам работник так же должен быть заинтересован в грамотной организации рабочего процесса.

Важнейшей целью самоменеджмета является максимальная реализация потенциала каждого человека в работе, творчестве, личной жизни. Использование данного метода дает следующие преимущества:

Время и усилия на выполнение рабочих задач сокращается;
Повышается производительность;
Устраняются поводы для стрессов, авралов, спешки;
Увеличивается моральная удовлетворенность трудовой деятельностью;
Повышается квалификация, появляется стимул к личностному росту.

Самоменеджмент начинается с анализа стиля работы, который включает полную инвентаризацию времени. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны организации трудового процесса, скорректировать их в нужном направлении. Опись всех видов деятельности включает:

Основные рабочие задачи;
«Помехи» или вынужденные перерывы, так называемое «мусорное время».

Причинами нерационального расходования времени могут быть личностные факторы, такие как неорганизованность, халатное отношение к трудовым обязанностям, отсутствие самодисциплины, стремление все делать быстро, в спешке. Впрочем, излишнее рвение, желание взвалить на себя все дела разом тоже редко дает положительный результат.

Известный американский бизнес-тренер Дэн Кеннеди считает, что телефонные звонки, незапланированные посетители, затянувшиеся совещания - самые злостные поглотители времени для руководителя. По возможности они должны быть устранены, либо сведены к минимуму.

Метод «Помидора»

Эта тактическая методика со смешным названием была придумана в 80-е годы прошлого столетия итальянцем Франческо Чирилло. Будучи одним из отстающих студентов, молодой человек решил начать работу над собой с целью подтянуть успеваемость. Проведя подробный «разбор полетов», он уяснил, что никак не может сосредоточиться на учебе, отвлекаясь на множество мелких дел. Тогда Франческо принес с кухни таймер в виде томата, установил его перед собой и засек время занятий.

Практическим путем было выявлено, что сосредоточенно изучать науки он в состоянии в течение 25 минут. За этот период студент ни разу не отвлекался от книги. В дальнейшем было принято решение разбить все время, отведенное на занятия по блокам . В получасовой интервал входило время максимальной концентрации - 25 минут, а так же время отдыха, которое отводится как раз на те самые мелкие дела. Метод «помидора» получил сегодня широкое распространение, благодаря своей простоте, доступности и эффективности.